Kehumasan Koperasi "Kopma UGM"

Koperasi “Kopma UGM” merupakan salah satu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang berkomunitas di bawah naungan Universitas Gadjah Mada. UKM yang bergerak di bidang usaha perekonomian ini boleh digolongkan sebagai UKM terbesar di UGM dengan jumlah anggota lebih dari 3300 orang. Koperasi “Kopma UGM” kini memasuki tahun yang ke-21 di bawah kepemimpinan M. Syamsulhadi (Tehnik/Tehnik Mesin ’98). Struktur UKM yang condong pada organisasi kesejahteraan mahasiswa ini memiliki 4 divisi, yakni swalayan, warparpostel, konveksi & sablonase, dan kafetaria dengan 77 orang karyawan dan 34 part timer.
Bidang Kehumasan di Koperasi “Kopma UGM” berada di Bidang Administrasi dan Hubungan Masyarakat. Adapun Susunan Struktur selengkapnya dapat dilihat di bagian lampiran. Bidang Administrasi dan Hubungan Masyarakat yang merupakan hasil merger dari sebagian fungsi bidang Administrasi Keuangan dengan bidang kerja sama dan pengembangan, merupakan langkah yang cukup optimal dalam spesifikasi job deskripsi. Sehingga bidang ini bisa sebagai pioner untuk menuju organisasi yang lebih profesional dalam mengemban amanah dari anggota. Misi yang diemban sebagian berupa kelanjutan dari tahun sebelumnya. Selain itu ada amanah besar bidang ini sekarang yaitu berkaitan dengan pelaksanaan relokasi H-8 yang telah dilaksanakan pada pertengahan bulan Desember dan sekarang masih dalam proses pengerjaan diagendakan bulan April 2003 akan selesai.
Aktifitas keseharian dari bidang Admisitrasi dan Humas terkait dengan mengoptimalkan pelaksanaan tugas karyawan bagian kerumahtanggaan, keamanan, kesekretariatan dan pengelolaan perpustakaan serta aktifitas humas. Dalam hal ini fungsi penyadaran dan peningkatan pembinaaan yang lebih intensif melalui sarana koordinasi, evaluasi dan realisasi yang menjadi acuan dalam menjalankan program kerja. Program khusus juga terkait dengan program rutin karena lebih bersifat perubahan dari hasil koordinasi dan evaluasi. Program kerja rutin yang terkait dengan humas juga meliputi hubungan dengan organisasi eksternal dimana Koperasi “Kopma UGM” juga turut menyukseskan program kerja yang diamanatkan pada tiap-tiap pergerakan koperasi, misalnya HKMY, FKKMI dan FORKOM UKM UGM.

Dinamika Hubungan Masyarakat
Public Relations atau Humas di sebuah perusahaan/organisasi dirasakan sangat penting, sebagai ujung tombak komunikasi timbal balik, antara organisasi dan publik di luar organisasi, di samping publik di dalam organisasi itu sendiri. Karena tanpa adanya komunikasi timbal balik, maka tidak akan ada kesamaan pengertian antar organisasi dan publik di luar maupun di dalam organisasi. Fungsi Humas dalam sebuah institusi sangat diperlukan untuk menjamin proses komunikasi yang efektif bagi pengembangan institusi itu sendiri. Koperasi “Kopma UGM” sama halnya dengan institusi yang lain memerlukan peranan fungsi Humas, apalagi mengingat banyak elemen yang ada dalam sebuah koperasi.
Sebagai mahluk sosial yang tidak terlepas dari kepentingan orang lain maka hubungan eksternal organisasi Koperasi “Kopma UGM” senantiasa dijaga dan dipupuk dengan baik melalui aktivitas kemanusian seperti kegiatan silaturahmi, saling berkunjung dan mengikuti kegiatan-kegiatan yang melibatkan pihak eksternal. Kategori aktivitas ini, yaitu menerima kunjungan, menghadiri undangan, mengikuti kegiatan bersama, membuat press release, serta mengelola organisasi ekstern yang kita ikuti. Namum ada beberapa undangan yang terpaksa tidak dapat dipenuhi semata-mata karena manajemen internal yang masih belum stabil lantaran pada masa Triwulan 3, banyak personal kepengurusan yang sibuk KKN, tugas-tugas perkuliahan, serta fokus kegiatan lebih diarahkan pada masalah internal. Tentu saja, perhatian khusus terhadap kegiatan eksternal tetap akan dilakukan demi menjaga hubungan baik yang terjalin dengan pihak eksternal organisasi.

Dinamika Koperasi “Kopma UGM” Dalam Kelembagaan Mahasiswa
Kegiatan di awal tahun kepengurusan pra RAT XX, Koperasi “Kopma UGM” mengundang seluruh UKM di lingkungan UGM dan pada saat pembukaan RAT hadir peninjau dari UKM, Forkom dan utusan lainnya. Lalu pada kegiatan Porfimagama yang dilaksanakan di Gelanggang, Koperasi “Kopma UGM” turut membantu memfasilitasi kegiatan tersebut dengan meminjamkan ruang kafetaria dan sejumlah kursi untuk dipakai lomba catur dan bridge.
Koperasi “Kopma UGM” berpartisipasi aktif dalam kegiatan yang dilakukan bersama-sama dengan Forkom UKM dalam Gadjah Mada Explore 2002. Untuk kegiatan itu Koperasi “Kopma UGM” mengutus 4 orang dengan Job Description: Basri Supriyadi (Kabid IV Dana Usaha & Publikasi), Dwi Astuti N (Sie Dana Usaha), Amitati (Sie Pementasan), Sulastri (Sie Pameran). Gadjah Mada Explore 2002 dilaksanakan pada tanggal 4-6 Oktober 2002. Dalam hal ini Koordinasi ditangani oleh bidang Adminhum, sedangkan untuk Tim Pameran Stand ditangani oleh tiga bidang, yaitu PSDM, Bisnis dan dibantu Adminhum. Dalam kegiatan ini Koperasi ”Kopma UGM” mendapat Stand No.17, dekat dengan UKM Bridge dan UKM Kempo. Kemudian hal lain yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan pinjaman berupa perlengkapan, misalnya kursi sebanyak 40 buah, wearless, dan mix. Selain itu dari Koperasi “Kopma UGM” juga diminta seorang moderator untuk acara presentasi ilmiah dengan tema Otonomi dan Antisipasi Kenaikan Biaya Listrik di UGM. Dalam pelaksanaan kegiatan kepanitiaan Gadjah Mada Explore 2002, Koperasi “Kopma UGM” sangat aktif, baik untuk mengikuti rapat-rapat koordinasi sebelum pelaksanaan, malam keakraban yang bertempat di rumah pribadi Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan Alumni, hingga hari pelaksanaan dan rapat pembubaran serta pembuatan Laporan Pertanggungjawaban.
Sebagai salah satu dari bagian UKM maka Koperasi “Kopma UGM” menyelenggarakan acara buka bersama seluruh UKM pada tanggal 21 November 2002, adapun format yang dilaksanakan adalah dengan adanya pemutaran film dan diskusi seputar masalah organisasi. Yang banyak dihadiri oleh sekber kesenian, sekber olah raga, bahkan dari UKM yang selama ini eklusif yaitu BEM KM UGM. Acara buka puasa bersama dilakukan di intern pengurus dan rumah karyawan yang selalu dilakukan tiap tahunnya. Untuk meningkatkan hubungan yang lebih harmonis maka dari Koperasi “Kopma UGM” melakukan pengiriman kartu lebaran ke berbagai instansi dan relasi-relasi yang terkait, serta memberikan parsel pada jajaran rektorat dan dewan penasehat. Bidang personalia Koperasi “Kopma UGM” juga memberikan THR kepada seluruh jajaran kepengurusan Koperasi “Kopma UGM”.
Di bulan Januari 2003 ada pergantian Presedium Forkom, dalam kesempatan ini Koperasi “Kopma UGM“ hadir dalam rapat perdana yang membahas pembentukan dewan pekerja dan menduduki perwakilan dari UKM Khusus untuk menjabat dewan pekerja. Adapun tugas dari dewan pekerja adalah mengagendakan, melaksanakan pertemuan-pertemuan yang membahas tentang mekanisme pemilihan presedium dan sampai pada presedium terpilih.

Dinamika Koperasi “Kopma UGM” Dalam Organisasi Gerakan Koperasi
HKMY ( Himpunan Koperasi Mahasiswa Yogyakarta )
HKMY adalah singkatan dari Himpunan Koperasi Mahasiswa Yogyakarta dan didirikan di Kaliurang tanggal 24 Oktober 1994. Seperti yang tereksplisit dalam namanya, anggota HKMY merupakan koperasi-koperasi mahasiswa yang ada di Yogyakarta. Tujuan dari HKMY yaitu menjalin dan meningkatkan kerjasama antar koperasi mahasiswa se- DIY dalam rangka mewujudkan koperasi mahasiswa sebagai koperasi kader; mewujudkan koperasi mahasiwa sebagai organisasi yang berpikir kritis, kreatif dan demokratis; ikut membentuk tatanan perekonomian nasional sesuai dengan demokrasi ekonomi.
Aktivitas HKMY merupakan aktivitas masa akhir dan awal pengurusan baru. Musyawarah Anggota IX HKMY telah berhasil dilaksanakan di Villa Sejahtera I, Kaliurang pada tanggal 2 – 3 Maret 2002. Bersama Kopma STPMD APMD, Kopma IAIN, Kopma UMY dan STIE “YO”, secara kolektif Koperasi “Kopma UGM” bertanggung jawab sebagai dewan presidium di hadapan anggota HKMY. Pertanggungjawaban Presidium dan Pengawas HKMY periode 2001/2002 dapat diterima anggota.
Dalam hal ini Koperasi “Kopma UGM” juga Ikut menyukseskan semua program yang ada di HKMY dengan ikut berpartisipasi aktif di dalamnya. Kegiatan yang pernah dilakukan adalah aksi damai pada hari koperasi dan peringatan 100 Tahun Bung Hatta, keakraban keanggotaan di Kopeng Magelang dan ikut serta dalam pendampingan intensif kewirausahaan. Pendampingan ini dilakukan oleh tiga Kopma besar di Yogyakarta sebagai tempat untuk melakukan magang usaha. Sampai akhir tutup buku kegiatan di HKMY sudah dilaksanakan dengan lancar sehingga bisa diharapkan sebagai pioner keeksistensian HKMY.

FKKMI (Forum Komunikasi Koperasi Mahasiswa Indonesia)
Pada awal kepengurusan, FKKMI tidak jauh berbeda dari HKMY dalam hal pergantian kepengurusan. Munas FKKMI yang telah dilaksanakan pada tanggal 3-6 April 2002, di Malang Jawa Timur oleh Kopma Universitas Brawijaya. Munas VII berjalan cukup lancar sampai dengan agenda pemilihan Sekjen dan Korwil. Hasilnya, sebagai Sekjen dipilih Sdr. Sarwono dari Kopma Universitas Jendral Soedirman dan sekjen Koordinator wilayah IV FKKMI yaitu wilayah Yogyakarta dijabat oleh M. Syauqi dari Kopma APMD. Pada periode ini utusan tetap dari Koperasi “Kopma UGM” adalah Unang Widiyanto dan Syahrul Munir dengan satu asisten tetap sdri. Marlina.
Kegiatan yang telah dilakukan oleh Korwil IV di yogyakarta adalah Work Shop dan Rakornas Forum Komunikasi Koperasi Mahasiswa Indonesia yang dilaksanakan pada tanggal 17-19 Oktober 2002. Maksud dan tujuan kegiatan ini adalah menjalin kerja sama antar koperasi mahasiswa se- Indonesia, meningkatkan pemahaman akan arti pentingnya pendidikan dalam kegiatan perkoperasian. Membentuk kader-kader koperasi yang mampu memainkan peranan dan fungsi dalam menghadapi perekonomian nasianal. Mempertajam analisis gerakan-gerakan koperasi dalam membaca realitas bangsa dan negara sebagai upaya peningkatan kepedulian sosial. Kegiatan inimerupakan salah satu program kerja FKKMI yang harus dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya semua dihandle oleh seluruh anggota HKMY. Adapun Koperasi “Kopma UGM” dengan koperasi lainnya sebagai Panitia pengarah dan menempati beberapa seksi dalam kegiatan ini.

Dinamika Eksternal Lain-lain
Dinas Koperasi DIY yang ditangani langsung oleh Badan Pengembangan Koperasi dan Industri Daerah (BAPEKOINDA) melaksanakan sarasehan yang bertema Peran Serta Koperasi Dalam Pengembangan Prinsip-Prinsip Dan Jati Diri Pada Tiap Insan Penggerak Koperasi yang dilaksanakan di Auditorium Kampus UNY pada tanggal 27 Oktober 2002. Adapun panitia kegiatan ini adalah dari Koperasi “Kopma UGM”, Kopma UNY dan Kopma IAIN. Utusan dari Koperasi “Kopma UGM” adalah Unang W, Basri Supriyadi dan Tatag W, sedangkan peserta yang mengikuti saresehan adalah Kunto H, Syahrul, Wily dan seorang anggota.
Lembaga Pengembangan Bisnis Mandiri yang sekaligus sebagai fasilitator terbentuknya Assosiasi Minimarket se-Yogyakarta yang dibantu penyusunan konsep dan sosialisasi oleh Koperasi “Kopma UGM”, Kopma UNY dan Kopma IAIN. Pada tanggal 19 Desemeber 2002 telah dilakukan sosialisasi konsep assosiasi dsan pengenalan Paket Software Akuntasi dan Keuangan untuk bisnis perdagangan online terintegrasi yang disebut dengan Trading 2002 untuk kepengelolaan minimarket. Acara ini dihadiri oleh seluruh mitra binaan Bank Mandiri, dari Koperasi “Kopma UGM” yang hadir adalah Syahrul dan Basri S. Diteruskan dengan pertemuan yang kedua pada tanggal 11 Januari 2003 bertempat di gedung rapat direksi lantai III Bank Mandiri. Adapun yang hadir pada kesempatan ini adalah sdra. Syahrul dan Pak Rohadi Joko (Kadiv Toko). Assosiasi ini akan ditindaklanjuti pada pertengahan bulan Maret tahun 2003 semoga dengan terbentuknya assosiasi akan membawa dampak yang lebih baik dan bisa membuat minimarket cepat berkembang.
Lembaga Studi Pengembangan Perkoperasian Indonesia melaksanakan beberapa rangkaian kegiatan, salah satunya adalah pertemuan di Bogor bertempat di Wisma Puncak Bogor pada tanggal 2-3 November 2002 dihadiri perwakilan koperasi di tiap-tiap wilayah atau propinsi. Adapun untuk wilayah Yogyakarta diwakili oleh Koperasi “Kopma UGM”, Kosudgama, koperasi primer di Sleman. Delegasi perwakilan dari Koperasi “Kopma UGM” adalah sdra. Unang W. Pada pertemuan tersebut membahas indikator bahwa koperasi itu dikatakan maju dan berkembang dengan cara studi referensi dan studi lapangan yang nantinya bisa digunakan untuk penilaian terhadap koperasi secara baku. Kegiatan berikutnya adalah seminar yang dilaksanakan di Bandung bertempat di Hotel Santika Bandung dengan dihadiri langsung oleh ketua LSP2I Bapak Ibnu Sujono dan diikuti seluruh perwakilan koperasi di tiap wilayah propinsi. Adapun perwakilan dari Koperasi “Kopma UGM” adalah sdra Devi. Dalam seminar ini diangkat topik tentang sosialisasi prinsip-prinsip dan jati diri koperasi, apakah kedua hal tersebut masih tetap dipegang oleh segenap penggerak koperasi. Kegiatan selanjutnya adalah sarasehan di Wisma Kagama Yogyakarta yang dihadiri langsung oleh Bapak. Ibnu Sujono. Dalam kesempatan ini yang hadir dari Koperasi “Kopma UGM” adalah sdr. Syahrul Munir dan Latif. Kesimpulannya, Koperasi “Kopma UGM” dalam dinamika pergerakan eksternal adalah sangat aktif dan memberikan partisipatif yang sangat besar.

Yogyakarta, 25 Maret 2003
Sumarni Bayu Anita - 03030